Nama : Dhani Safitri
Kelas : 1DB11
Npm : 31111981
Pengertian Departementasi
Departementasi adalah aktivitas untuk menyusun satuan satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu.
Efesiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan disebutkan departementasi.
Departementasi Fungsional
Departementasi Fungsional, organisasi menurut fungsi menyatukan semua orang yang terlibat dalam satu aktivitas atau beberapa aktivitas berkaitan yang disebut fungsi dalam satu departemen. Seperti pemasaran atau keuangan dikelompokkan ke dalam 1 unit.
Mengelompokkan fungsi yang sama atau kegiatan sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi.
Kebaikannya :
a. Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama
b. Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi
c. Memusatkan keahlian organisasi
d. Memungkinkan pengawasan mana-jemen puncak terhadap fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.
Kelemahannya :
a. Menciptakan konflik antar fungsi
b. Adanya kemacetan pelaksanaan tugas
c. Umpan balik yang lambat
d. Memusatkan pada kepentingan tugasnya
e. Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.
Departementasi Devisional
Departementasi berdasarkan divisi melihat produk, layanan, dan klien sebagai faktor dasar pengelompokan. Pola ini digunakan untuk memudahkan usaha antisipasi ancaman atau oportuniti dari luar organisasi. Misalnya pada organisasi otomotif, organisasi terbagi atas divisi otomotif, divisi internasional, divisi keuangan.
Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri. Struktur organisasinya terdiri dari:
a. Struktur organisasi atas dasar produk
Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi pemrosesan dan metode pemasaran sangat berbeda.
b. Struktur organisasi atas dasar wilayah
Pengelompokan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah bahan baku, tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya.
c. Struktur organisasi atas dasar langganan
Pengelompokan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk, terutama dalam kegiatan pengelompokan penjualan, pelayanan.
d. Struktur organisasi atas dasar proses
Pengelompokan kegiatan atas dasar proses yang sering dijumpai dalam departemen produksi. Kegiatan-kegiatan ini dapat dikelompokan menjadi departemen pemboran, penggilingan, penggergajian, perakitan dan penyelesaian terakhir. Ini digunakan atas dasar pertimbangan ekonomis.
e. Struktur organisasi atas dasar alphanumerical
Dapat digunakan pada pelayanan telepon, misalnya nomor 000000500000 ditempatkan dalam satu departemen dan lainnya di tempatkan di departemen yang lain juga
Kebaikan :
1. Semua kegiatan, ketrampilan, keahlian untuk memproduksi dan
memasarkan dikelompokan menjadi satu dibawah seorang kepala.
2. Semua kegiatan mudah untuk dikoordinasidan prestasi kerja terpelihara.
3. Kualitas dan kecepatan membuat keputusan meningkat.
4. Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan
lingkungan divisi yang khas
5. Merumuskan tanggung – jawab dengan jelas dan perhatian
dipusatkan pertanggungjawaban atas prestasi kerja.
6. Membebaskan para kepala eksekutif dalam pembuatan keputusan strategi lebih luas.
7. Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah.
8. Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi.
Kelemahan :
1. Berkembangnya persaingan disfungsional potensial atas sumber daya
perusahaan dan konflik antara tugas dan prioritas.
2. Seberapa besar delegasi wewenang diberikan.
3. Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi
biaya overhead perusahaan.
4. Menimbulkan konsistensi kebijaksanaan antar divisi.
5. Masalah duplikasi sumber daya dan perlatan yang tidak perlu
6. Masing-masing divisi bisa menghadapi problem yang sama sehingga
terjadi pengulangan dalam pengatasannya
7. Target divisi bisa mengalahkan target organisasi
8. Konflik antar divisi bisa terjadi, bila terjadi problem organisasi, maka
membutuhkan orang yang sangat ahli dan menguasai banyak hal
Proyek merupakan suatu kegiatan usaha yang kompleks, sifatnya tidak rutin, memiliki keterbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki spesifikasi tersendiri atas produk yang akan dihasilkan. Dengan adanya keterbatasan-keterbatasan dalam mengerjakan suatu proyek, maka sebuah organisasi proyek sangat dibutuhkan untuk mengatur sumber daya yang dimiliki agar dapat melakukan aktivitas-aktivitas yang sinkron sehingga tujuan proyek bisa tercapai. Organisasi proyek juga dibutuhkan untuk memastikan bahwa pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang efisien, tepat waktu dan sesuai dengan kualitas yang diharapkan.
Secara umum, terdapat 4 jenis organisasi proyek yang biasa digunakan dalam menyelesaikan suatu proyek. Adapun jenis-jenis organisasi proyek yang dimaksud antara lain :
1. Organisasi Proyek Fungsional
Dalam organisasi proyek fungsional, susunan organisasi proyek dibentuk dari fungsi-fungsi yang terdapat dalam suatu organisasi. Organisasi ini biasanya digunakan ketika suatu bagian fungsional memiliki kepentingan yang lebih dominan dalam penyelesaian suatu proyek. Top manajer yang berada dalam fungsi tersebut akan diberikan wewenang untuk mengkoordinir proyek.
Adapun beberapa kelebihan yang terdapat dalam organisasi proyek ini antara lain proyek dapat diselesaikan dengan struktur dasar fungsional organisasi induk, memiliki fleksibilitas maksimum dalam penggunaan staf, adanya pembauran berbagai jenis keahlian bagi tiap-tiap fungsi serta peningkatan terhadap profesionalisme pada sebuah divisi fungsional.
Sedangkan beberapa kelemahan yang ditemui dalam organisasi proyek fungsional antara lain proyek biasanya kurang fokus, terdapat kemungkinan terjadinya kesulitan integrasi antar tiap-tiap fungsi, biasanya membutuhkan waktu yang lebih lama serta motivasi orang-orang yang terdapat dalam organisasi menjadi lemah.
2. Organisasi Proyek Tim Khusus
Dalam organisasi proyek tim khusus, organisasi akan membentuk tim yang bersifat independen. Tim ini bisa direkrut dari dalam dan luar organisasi yang akan bekerja sebagai suatu unit yang terpisah dari organisasi induk. Seorang manajer proyek full time akan ditunjuk dan diberi tanggung jawab untuk memimpin tenaga-tenaga ahli yang terdapat dalam tim.
Adapun beberapa kelebihan yang terdapat dalam organisasi proyek tim khusus yakni tim akan terbentuk dengan bagian-bagian yang lengkap dan memiliki susunan komando tunggal sehingga tim proyek memiliki wewenang penuh atas sumber daya yang ada untuk mencapai sasaran proyek, sangat dimungkinkan ditanggapinya perubahan serta dapat diambil sebuah keputusan dengan tepat dan cepat karena keputusan tersebut dibuat oleh tim dan tidak menunda hierarki, status tim yang mandiri akan menumbuhkan identitas dan komitmen anggotanya untuk menyelesaikan proyek dengan baik, jalur komunikasi dan arus kegiatan menjadi lebih singkat, mempermudah koordinasi maupun integrasi personil serta orientasi tim akan lebih kuat kepada kepentingan penyelesaian proyek.
Sedangkan beberapa kelemahan yang ditemukan dalam organisasi proyek ini adalah biaya proyek menjadi besar karena kurang efisien dalam membagi dan memecahkan masalah dalam penggunaan sumber daya, terdapat kecendrungan terjadinya perpecahan antara tim proyek dengan organisasi induk serta proses transisi anggota tim proyek untuk kembali ke fungsi semula jika proyek telah selesai akan terasa sulit karena telah meninggalkan departemen fungsionalnya dalam waktu yang lama.
3. Organisasi Proyek Matriks
Organisasi proyek matriks merupakan suatu organisasi proyek yang melekat pada divisi fungsional suatu organisasi induk. Pada dasarnya organisasi ini merupakan penggabungan kelebihan yang terdapat dalam organisasi fungsional dan organisasi proyek khusus.
Beberapa kelebihan yang terdapat dalam bentuk organisasi ini yaitu manajer proyek bertanggung jawab penuh kepada proyek, permasalahan yang terjadi dapat segera ditindaklanjuti, lebih efisien karena menggunakan sumber daya maupun tenaga ahli yang dimiliki pada beberapa proyek sekaligus serta para personil dapat kembali ke organisasi induk semula apabila proyek telah selesai.
Adapun beberapa kekurangan yang terdapat dalam bentuk organisasi proyek ini antara lain manajer proyek tidak dapat mengambil keputusan mengenai pelaksanaan pekerjaan dan kebutuhan personil karena keputusan tersebut merupakan wewenang dari pada departemen lain, terdapat tingkat ketergantungan yang tinggi antara proyek dan organisasi lain pendukung proyek serta terdapat dua jalur pelaporan bagi personil proyek karena personil proyek berada dibahwah komando pimpinan proyek dan departemen fungsional.
Organisasi proyek virtual adalah suatu bentuk organisasi proyek yang merupakan aliansi dari beberapa organisasi dengan tujuan untuk menghasilkan suatu produk tertentu. Struktur kolaborasi ini terdiri dari beberapa organisasi lain yang saling bekerjasama dan berada disekelilin perusahaan inti.
Adapun beberapa kelebihan yang terdapat dalam susunan organisasi proyek virtual ini antara lain terjadi pengurangan biaya yang signifikan, cepat beradaptasi dengan pesatnya perkembangan teknologi serta adanya peningkatan terhadap fleksibilitas usaha.
Sedangkan beberapa kekurangan yang terdapat dalam organisasi ini yakni proses koordinasi keprofesionalan dari berbagai organisasi yang berbeda dapat menjadi hambatan, terdapat potensi terjadinya kehilangan kontrol pada proyek serta terdapat potensi terjadinya konflik interpersonal.
Organisasi proyek dan matrik
Organisasi matriks disebut juga organisasi manajemen proyek, yaitu organisasi dimana penggunaan struktur organisasi menunjukkan dimana para spesialis yang mempunyai keterampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan. Organisasi ini digunakan berdasarkan struktur organisasi staf dan lini khususnya di bidang penelitian dan pengembangan.
Organisasi matriks menghasilkan wewenang ganda yaitu Wewenang Horizontal dan Wewenang Fungsional dimana Wewenang Horizontal diterima manager proyek sedangkan Wewenang Fungsionalnya yaitu sesuai dengan keahliannya dan tetap akan melekat sampai proyek selesai, karena memang terlihat dalam struktur formalnya. Akibat mempunyai dua wewenang, dalam melaksanakan kegiatannya anggotanya juga harus melaporkan kepada dua atasan. Untuk mengatasi masalah yang mungkin timbul, biasanya manager proyek diberi jaminan untuk melaksanakan wewenangnya dalam memberikan perintah dimana manager proyek tersebut akan langsung lapor kepada manager puncak.
Kebaikan organisasi ini adalah terletak pada fleksibilitas dan kemampuannya dalam memperhatikan masalah-masalah yang khusus maupun persoalan teknis yang unik serta pelaksanaan kegiatan organisasi ini tidak mengganggu struktur organisasi yang ada. Sedangkan kelemahannya akan timbul kalau manager proyek tidak bisa mengkoordinir dari berbagai bagian yang berbeda tersebut sehingga dapat menghadapi kesulitan dalam mengembangkan tim yang padu. Untuk mengatasi kesulitan yang mungkin timbul, maka manager proyek biasanya diberi wewenang khusus yang penting, misalnya : dalam menentukan gaji, mempromosikan atau melakukan perlakuan personalia yang merugikan anggota kalau selama proyek berlangsung melanggar peraturan yang telah ditetapkan manajer proyek.
Banyak orang mengira bahwa organisasi matriks adalah bentuk organisasi yang paling ‘sakti’, sehingga merupakan solusi yang ampuh untuk menyelesaikan berbagai permasalahan organisasi.
Tetapi, kenyataannya hingga sekarang, baik di luar negeri maupun di negeri kita sendiri, jarang sekali ditemukan organisasi yang sukses, kuat, dan mampu bertahan lama, yang ternyata menggunakan bentuk matriks. Karena itu, perlu diperiksa kondisi yang sesuai bagi organisasi matriks, dan juga sifat dari organisasi sejenis ini agar dapat memahami pemanfaatannya secara tepat.
Untuk memahami situasi yang sesuai untuk ditangani dengan organisasi matriks, coba kita bayangkan sebuah perusahaan kontraktor, yang tumbuh dari ukuran sangat kecil hingga akhirnya menjadi besar. Dan, perusahaan kontraktor perlu memiliki ahli konstruksi di antara para karyawannya agar secara teknis memang mampu mengerjakan berbagai pekerjaan pembangunan.
Pada saat baru berdiri, ukuran perusahaan masih sangat kecil, dana yang dimiliki masih sangat terbatas, perusahaan ini hanya mampu menggaji seorang ahli konstruksi. Katakanlah perusahaan konstruksi yang masih bayi ini akhirnya berhasil memperoleh proyek pembangunan di dua lokasi yang terpisah. Karena itu, maka terpaksalah perusahaan ini mengirimkan satu-satunya ahli konstruksi yang mereka miliki mondar-mandir untuk menangani kedua proyek pembangunan yang mereka kerjakan.
Pada tahapan ini, karena pekerjaan yang digarap jumlahnya masih sangat terbatas, hanya dua proyek, pengaturan juga masih sederhana, cukup si ahli konstruksi itu yang menetapkan sendiri jadwal kegiatannya. Perusahaan juga bisa menghemat pengeluaran.
Sekian tahun kemudian, perusahaan itu sudah menjadi perusahaan ukuran besar. Pekerjaan yang digarap juga sudah puluhan proyek pembangunan. Perusahaan juga sudah makmur, sehingga mampu menggaji seorang ahli konstruksi untuk tiap proyek pembangunannya yang mereka kerjakan.
Tempat yang sesuai bagi organisasi matriks adalah tepat di tengah-tengah dalam perjalanan perusahaan yang semula sangat kecil dengan dana yang masih terbatas dan hanya mampu memiliki seorang ahli konstruksi untuk mengerjakan semua proyek, hingga akhirnya menjadi perusahaan besar yang sudah makmur dan memiliki dana yang mencukupi untuk menempatkan seorang ahli konstruksi pada setiap proyek.
Tempat di tengah-tengah ini serba tanggung, jumlah proyek yang digarap sudah lumayan banyak, sehingga sudah diperlukan adanya koordinator yang mengatur pembagian tugas para ahli konstruksi. Tempat di tengah-tengah ini ditandai dengan adanya tuntutan dari dua sisi yang berlawanan, yaitu tuntutan untuk tetap berhemat karena perusahaan belum cukup makmur, dan dari sisi lain tuntutan akan koordinasi karena jumlah proyek yang dikerjakan juga sudah cukup banyak.
Koordinator yang menguasai dan berhak mengatur penggunaan para ahli konstruksi, maupun berbagai jenis sumber lainnya, akan mengalami kepusingan karena harus menghadapi tuntutan yang diajukan oleh masing-masing pimpinan proyek yang memang membutuhkan berbagai jenis sumber tersebut. Padahal, jelas-jelas jumlah sumber yang dimiliki tidak mencukupi untuk memenuhi seluruh permintaan tersebut bersamaan.
Disamping itu, para pimpinan proyek yang menuntut penggunaan sumber, biasanya hirarkinya lebih tinggi dari koordinator sumber. Tapi, memang inilah dasar logika organisasi matriks. Tuntutan datang dari para pimpinan proyek yang hirarkinya lebih tinggi sehingga sehingga sulit diabaikan, sementara sumber yang dimiliki terbatas.
Konsekuensinya, dalam organisasi matriks setiap pimpinan proyek harus berani menuntut koordinator sumber agar proyeknya mendapat alokasi sumber yang memadai. Pimpinan proyek yang tidak bersedia menuntut, proyeknya akan dilupakan oleh koordinator sumber dan tidak akan mendapat alokasi sumber secara memadai.
Karena itu, dalam organisasi matriks, keseimbangan dicapai karena adanya pihak-pihak yang sama-sama menuntut alokasi sumber, dan keseimbangan ini akan tercapai apabila pihak-pihak yang berebut sumber mempunyai kekuatan yang sama. Jika ada pimpinan proyek yang terlalu kuat ataupun jika koordinator sumber ternyata tidak berminat menyeimbangkan alokasi sumber secara adil, keseimbangan yang menjadi dasar organisasi matriks akan terganggu, dan penggunaan organisasi matriks segera menjadi tidak sesuai. Organisasi matriks juga segera menjadi kurang sesuai apabila sumber yang dimiliki ternyata tidak lagi terbatas, sehingga penggunaannya tidak perlu lagi dialokasikan secara ketat seperti telah dijelaskan sebelumnya.
Dengan demikian bisa disimpulkan bahwa kondisi yang tepat untuk menggunakan organisasi matriks memang sangat khusus, dan kondisi khusus ini seringkali hanya terjadi untuk suatu periode yang relatif pendek dalam perjalanan perkembangan perusahaan. Dan, bisa dibayangkan persyaratan yang perlu dipenuhi oleh orang-orang yang menempati berbagai posisi penting dalam organisasi matriks. Pimpinan proyek harus berani menuntut, dalam rangka bertarung untuk berebut sumber yang jumlahnya memang terbatas.
Kesimpulannya, organisasi matriks mencapai keseimbangannya karena ada tekanan dari kepentingan-kepentingan yang saling bertentangan. Memang organisasi matriks lahir dari budaya Barat, di mana kemajuan dibangun melalui pertentangan. Organisasi menjadi seimbang karena adanya pertentangan antara pihak yang memperebutkan sumber yang terbatas. Dan, pertentangan itu juga yang menyebabkan berbagai pihak berpikir lebih cermat. Akibatnya, pertentangan tersebut menyebabkan mereka menjadi lebih maju, berhemat dan juga menjadi terpaksa untuk berpikir lebih cermat.
Sifat bertentangan ini yang menyebabkan organisasi matriks menjadi tidak sesuai untuk digunakan dalam budaya Timur di mana keserasian atau harmoni menjadi dasarnya pergaulan, dan pertentangan merupakan suatu hal yang dihindarkan. Apalagi jika kita menganut budaya ewuh pakewuh, di mana berbagai pihak, walaupun sebenarnya membutuhkan sumber tetapi ternyata tidak akan saling menuntut. Dalam budaya semacam itu, jangankan untuk saling menuntut, bahkan menunjukkan pihak lain keliru saja sudah dianggap sebagai perilaku yang kurang sopan. Akibatnya, pertentangan yang menjadi dasar bagi terjadinya keseimbangan tidak akan muncul, sehingga organisasi matriks tidak sesuai untuk digunakan. Karena itu, jangan terlalu tergiur oleh mitos mengenai ‘kesaktian’ organisasi matriks .
Kata Pengantar :
5. http://dimasmandala.wordpress.com/2010/06/06/organisasi-matriks/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar