NAMA : DHANI SAFITRI
NPM : 31111981
KELAS : 1DB11
KLASIFIKASI INFORMASI DALAM
ORGANISASI
PENGERTIAN
KOMUNIKASI
Istilah komunikasi
berasal dari kata Latin Communicare atau Communis yang berarti sama atau
menjadikan milik bersama. Kalau kita berkomunikasi dengan orang lain, berarti
kita berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi
miliknya.
Beberapa
definisi komunikasi :
1. Komunikasi adalah
kegiatan perilaku atau kegiatan penyampaian pesan atau informasi tentang pikiran
atau perasaan (Roben.J.G).
2. Komunikasi adalah
sebagai pemindahan informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain
(Davis, 1981).
3. Komunikasi adalah
berusaha untuk mengadakan persamaan dengan orang lain (Schram,W)
Komunikasi Organisasi
dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara
unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu
organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis
antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.
Tujuan komunikasi dalam
proses organisasi tidak lain dalam rangka membentuk saling pengertian (mutual
undestanding) . Pendek kata agar terjadi penyetaraan dalam kerangka referensi,
maupun dalam pengalaman.
DASAR-DASAR
KOMUNIKASI
Komunikasi mempunyai
dasar-dasar sebagai berikut :
>>Niat
menyangkut :
Apa yang akan disampaikan
Siapa sasarannya
Apa yang akan dicapai
Kapan akan disampaikan
>>
Minat, ada dua factor yang mempengaruhi yaitu:
-
Faktor
obyektif : merupakan rangsang yang kita terima
· Faktor subyektif :
merupakan faktor yang menyangkut diri si penerima stimulus
>> Pandangan,
merupakan makna dari informasi yang disampaikan pada sasaran, menafsirkan
informasi yang diterima tergantung pada pendidikan, pekerjaan, pengalaman dan
kerangka pikir seseorang.
> >Lekat
merupakan informasi yang disimpan oleh si penerima.
> >Libat
merupakan keterlibatan panca indera sebanyak-banyaknya.
Fungsi
komunikasi dalam organisasi
- Proaksi dan regulasi
- Menentukan tujuan
organisasi
- Menentukan area
permasalahan
- Mengevakuasi performa
- Memberikan komando,
instruksi, memimpin, dan mempengaruhi inovasi
- Mendapatkan informasi
baru
- Cara
mengkomunikasikan susuatu yang baru dalam sosialisasi dan perbaikan
- Harga diri anggota
JENIS
KOMUNIKASI ORGANISASI
>>
KOMUNIKASI INTERNAL
Adalah komunikasi yang
terjadi dalam organisasi itu sendiri. Misalnya, Pertukaran gagasan di antara
para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap
yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam
perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan [operasi dan manajemen].
Dua
dimensi komunikasi internal :
1.
KOMUNIKASI VERTIKAL
Komunikasi dari
pimpinan ke staff, dan dari staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way
traffic communication].
” Downward
Communication “ komunikasi atas ke bawah. Contoh pimpinan memberikan instruksi,
petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, majalah intern.
” Upward communication
”dari bawah ke atas. Contoh staf memberikan laporan, saran-saran, pengaduan,
kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan
>
KOMUNIKASI HORISONTAL
komunikasi mendatar,
antara anggota staf dengan anggota staf. Berlangsung tidak formal, lain dengan
komunikasi vertikal yang formal. Komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja !
employee relation dan sering timbul rumours, grapevine, gossip.
>
KOMUNIKASI DIAGONAL [CROSS COMMUNICATION]
Komunikasi antara
pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.
>
KOMUNIKASI EKSTERNAL
Komunikasi antara
pimpinan organisasi [perusahaan] dengan khalayak audience di luar organisasi.
BENTUK KOMUNIKASI ORGANISASI
Komunikasi
sebagai proses memiliki bentuk :
1.
Bentuk Komunikasi berdasarkan
a.
Komunikasi langsung
Komunikasi langsung
tanpa mengguanakan alat.
Komunikasi berbentuk
kata-kata, gerakan-gerakan yang berarti khusus dan penggunaan isyarat,misalnya
kita berbicara langsung kepada seseorang dihadapan kita.
A——–àß———–B
b.
Komunikasi tidak langsung
Biasanya menggunakan
alat dan mekanisme untuk melipat gandakan jumlah penerima penerima pesan
(sasaran) ataupun untuk menghadapi hambatan geografis, waktu misalnya
menggunakan radio, buku, dll.
2.
Bentuk komunikasi berdasarkan besarnya sasaran :
a. Komunikasi massa,
yaitu komunikasi dengan sasarannya kelompok orang dalam jumlah yang besar,
umumnya tidak dikenal.
Komunikasi masa yang
baik harus :
Pesan disusun dengan
jelas, tidak rumit dan tidak bertele-tele
Bahasa yang mudah
dimengerti/dipahami
Bentuk gambar yang baik
Membentuk kelompok
khusus, misalnya kelompok pendengar (radio)
b. Komunikasi kelompok
adalah komunikasi yang sasarannya sekelompok orang yang umumnya dapat dihitung
dan dikenal dan merupakan komunikasi langsung dan timbal balik.
Perawat—– ® ¬
——Pengunjung puskesmas
c. Komunikasi
perorangan adalah komunikasi dengan tatap muka dapat juga melalui telepon.
Perawat—– ® ¬ ——Pasien
3.
Bentuk komunikasi berdasarkan arah pesan :
1.
Komunikasi satu arah
Pesan disampaikan oleh
sumber kepada sasaran dan sasaran tidak dapat atau tidak Mempunyai kesempatan
untuk memberikan umpan balik atau bertanya, misalnya radio.
A ——————® B
b.
Komunikasi timbal balik.
Pesan disampaikan
kepada sasaran dan sasaran memberikan umpan balik. Biasanya komunikasi kelompok
atau perorangan merupakan komunikasi timbal balik
1.
Pengirim pesan (sender) dan isi pesan/materi
Pengirim pesan adalah
orang yang mempunyai ide untuk disampaikan kepada seseorang dengan harapan
dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan sesuai dengan yang
dimaksudkannya. Pesan adalah informasi yang akan disampaikan atau diekspresikan
oleh pengirim pesan. Pesan dapat verbal atau non verbal dan pesan akan efektif
bila diorganisir secara baik dan jelas.
Materi pesan dapat
berupa :
a. Informasi
b. Ajakan
c. Rencana kerja
d. Pertanyaan dan
sebagainya
2.
Simbol/ isyarat
Pada tahap ini pengirim
pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya dapat dipahami oleh orang
lain. Biasanya seorang manajer menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata,
gerakan anggota badan, (tangan, kepala, mata dan bagian muka lainnya). Tujuan
penyampaian pesan adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku
atau menunjukkan arah tertentu.
3.
Media/penghubung
Adalah alat untuk
penyampaian pesan seperti ; TV, radio surat kabar, papan pengumuman, telepon
dan lainnya. Pemilihan media ini dapat dipengaruhi oleh isi pesan yang akan
disampaikan, jumlah penerima pesan, situasi dsb.
4.
Mengartikan kode/isyarat
Setelah pesan diterima
melalui indera (telinga, mata dan seterusnya) maka si penerima pesan harus
dapat mengartikan simbul/kode dari pesan tersebut, sehingga dapat dimengerti
/dipahaminya.
5.
Penerima pesan
Penerima pesan adalah
orang yang dapat memahami pesan dari sipengirim meskipun dalam bentuk
code/isyarat tanpa mengurangi arti pesan yang dimaksud oleh pengirim
6.
Balikan (feedback)
Balikan adalah isyarat
atau tanggapan yang berisi kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal maupun
nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya
terhadap sipenerima pesan Hal ini penting bagi manajer atau pengirim pesan
untuk mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat.
Balikan dapat disampaikan oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan
penerima pesan. Balikan yang disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya
merupakan balikan langsung yang mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan
sekaligus merupakan apakah pesan itu akan dilaksanakan atau tidak Balikan yang
diberikan oleh orang lain didapat dari pengamatan pemberi balikan terhadap
perilaku maupun ucapan penerima pesan. Pemberi balikan menggambarkan perilaku
penerima pesan sebagai reaksi dari pesan yang diterimanya. Balikan bermanfaat
untuk memberikan informasi, saran yang dapat menjadi bahan pertimbangan dan
membantu untuk menumbuhkan kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan,
juga balikan dapat memperjelas persepsi.
7.
Gangguan
Gangguan bukan merupakan
bagian dari proses komunikasi akan tetapi mempunyai pengaruh dalam proses
komunikasi, karena pada setiap situasi hampir selalu ada hal yang mengganggu
kita. Gangguan adalah hal yang merintangi atau menghambat komunikasi sehingga
penerima salah menafsirkan pesan yang diterimanya.
5.
KLASIFIKASI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
1.Dari
segi sifatnya :
a.
Komunikasi Lisan
Komunikasi jenis ini
tergolong kepada komunikasi aktif, dimana komunika dapat memberikan timbal
balik secara langsung apabila terjadi ketidakpahaman.
b.
Komunukasi Tertulis
Komunikasi secara
tertulis memang memberikan suatu dampak dimana komunikan akan merasa kesulitan
dalam memahami maksud dan tujan dari informasi itu, namun komunikasi ini
mempunyai dampak yang lama. Dan apabila komunikan lupa dengan apa yang telah
dipelajarai sebelumnya, maka ia dapat mengulangi membaca informasi tersebut.
Komunikasi ini tergolong komunikasi tidak lagsung, artinya apabila komunikan
tidak paham terhadap materi tertulis tersebut, maka komunikan tidak dapat memberikan
suatu umpan balik secara langsung. namun dengan berkembangnya teknologi saat
ini, maka meskipun komunikasi berjalan secara tidak langsung, namun unpan balik
dapat diberikan secara cepat baik melalui telepon, e-mail, dll.
c.
Komunikasi Verbal
d.
Komunikasi Non Verbal
2.
. Menurut Keresmiannya :
a.
Komunikasi Formal
b.
Komunikasi Informal
Komunikasi Informal
•Komunikasi Informal
yang terjadi karena adanya komunikasi antara sesama karyawan dalam suatu
organisasi.
•Komunikasi informal
(the grapevine) biasanya disebarluaskan melalui desas-desus atau kabar angin
dari mulut ke mulut dari satu orang ke orang yang lainnya dalam suatu
organisasi dimana kebenarannya tidak bisa dijamin karena kadang-kadang
bertentangan dengan Perusahaan.
•Jadi agar komunikasi
informal bisa bermanfaat maka seseorang pemimpin harus bisa memakai jalur ini
untuk memperlancar berjalannya komunikasi formal perusahaan (komunikasi formal
ini jangan sampai mengakibatkan timbulnya desas-desus yang meresahkan karyawan)
1.
Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa ;
a. Vocabulary
(perbendaharaan kata-kata). Komunikasi tidak akan efektif bila pesan
disampaikan dengan kata-kata yang tidak dimengerti, karena itu olah kata
menjadi penting dalam berkomunikasi.
b. Racing (kecepatan).
Komunikasi akan lebih efektif dan sukses bila kecepatan bicara dapat diatur
dengan baik, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.
c. Intonasi suara: akan
mempengaruhi arti pesan secara dramatik sehingga pesan akan menjadi lain
artinya bila diucapkan dengan intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang
tidak proposional merupakan hambatan dalam berkomunikasi.
d. Humor: dapat
meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989), memberikan catatan bahwa
dengan tertawa dapat membantu menghilangkan stress dan nyeri. Tertawa mempunyai
hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa humor adalah merupakan
satu-satunya selingan dalam berkomunikasi.
e. Singkat dan jelas.
Komunikasi akan efektif bila disampaikan secara singkat dan jelas, langsung
pada pokok permasalahannya sehingga lebih mudah dimengerti.
f. Timing (waktu yang
tepat) adalah hal kritis yang perlu diperhatikan karena berkomunikasi akan
berarti bila seseorang bersedia untuk berkomunikasi, artinya dapat menyediakan
waktu untuk mendengar atau memperhatikan apa yang disampaikan.
2.
Komunikasi Non Verbal
Komunikasi non verbal
adalah penyampaian pesan tanpa kata-kata dan komunikasi non verbal memberikan
arti pada komunikasi verbal.
Yang termasuk
komunikasi non verbal :
a. Ekspresi wajah
Wajah merupakan sumber
yang kaya dengan komunikasi, karena ekspresi wajah cerminan suasana emosi
seseorang.
b. Kontak mata,
merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi. Dengan mengadakan kontak mata
selama berinterakasi atau tanya jawab berarti orang tersebut terlibat dan
menghargai lawan bicaranya dengan kemauan untuk memperhatikan bukan sekedar
mendengarkan. Melalui kontak mata juga memberikan kesempatan pada orang lain
untuk mengobservasi yang lainnya
c. Sentuhan adalah
bentuk komunikasi personal mengingat sentuhan lebih bersifat spontan dari pada
komunikasi verbal. Beberapa pesan seperti perhatian yang sungguh-sungguh,
dukungan emosional, kasih sayang atau simpati dapat dilakukan melalui sentuhan.
d. Postur tubuh dan
gaya berjalan. Cara seseorang berjalan, duduk, berdiri dan bergerak
memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh dan gaya berjalan merefleksikan
emosi, konsep diri, dan tingkat kesehatannya.
e. Sound (Suara).
Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga salah satu ungkapan perasaan dan
pikiran seseorang yang dapat dijadikan komunikasi. Bila dikombinasikan dengan
semua bentuk komunikasi non verbal lainnya sampai desis atau suara dapat
menjadi pesan yang sangat jelas.
f. Gerak isyarat,
adalah yang dapat mempertegas pembicaraan . Menggunakan isyarat sebagai bagian
total dari komunikasi seperti mengetuk-ngetukan kaki atau mengerakkan tangan
selama berbicara menunjukkan seseorang dalam keadaan stress bingung atau
sebagai upaya untuk menghilangkan stress.
SUMBER
:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar